Choć e-faktura to coraz bardziej popularny sposób na bezpieczne zarządzanie dokumentami w firmie, to wciąż niewiele ponad 10% dokumentów wystawianych jest tą drogą. Co więcej, wszystko wskazuje na to, że minie jeszcze sporo czasu zanim elektroniczne dokumenty wyprą ich tradycyjne odpowiedniki.
Co zatem mają zrobić masowi wystawcy faktur, którzy chcieliby całkowicie przejść na e-faktury, jednak ze względu na wymagania niektórych kooperantów muszą pozostać przy fakturach przesyłanych tradycyjną pocztą? Do tej pory musieli korzystać osobno z usług tzw. centrów druku i kopertowania oraz osobno z usług partnerów umożliwiających elektroniczne przesyłanie dokumentów. Jednak ze względu na konieczność kontaktowania się z dwoma podwykonawcami nie było to rozwiązanie optymalne. Wiele firm borykało się również z problemami technicznymi, gdyż ich systemy bilingowe nie były przygotowane do rozdzielania danych na dwa strumienie – elektroniczny i papierowy.
- Od dziś to się zmienia. Właśnie z myślą o takich klientach wprowadziliśmy na rynek usługę hybrydową, która pozwoli ograniczyć liczbę partnerów tylko do jednego. Wystarczy, że klient prześle nam dane, a my tak je podzielimy, że faktury elektroniczne zostaną przesłane do odpowiednich odbiorców przez portal mojerachunki.pl, a tradycyjne faktury papierowe dotrą do klienta przesyłką pocztową – wyjaśnia Przemysław Płudowski, dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych firmy BillBird SA.
W praktyce wygląda to tak, że pomiędzy BillBird a wystawcą faktur konfigurowane jest bezpieczne połączenie. Tym połączeniem w ustalonym harmonogramie wystawca przesyła BillBirdowi dane, z których ten przygotowuje faktury dostarczane pocztą oraz e-faktury, do przesyłania których wykorzystuje swój pionierski system VIA™ - Moje Rachunki online.
Usługa hybrydowa w pełni wykorzystuje potencjał, jaki dają e-faktury: spadek kosztów dystrybucji, wysoką skuteczność doręczania, troskę o środowisko naturalne. To BillBird jest bowiem odpowiedzialny za wygenerowanie, wysyłkę oraz archiwizowanie dokumentów zgodnie z wymogami prawa polskiego (w tym znakowanie czasem i kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Co więcej, współpracując z jednym centrum druku i kopertowania, BillBird może zagwarantować atrakcyjne ceny również i na te działania.
- Choć dzięki zmianom legislacyjnym wprowadzonym od początku roku wystawianie e-faktur staje się coraz bardziej popularne w Polsce, to jednak namawiałbym do pełnego outsourcingu procesu fakturowania, a tym samym korzystania z gotowych rozwiązań i narzędzi oferowanych przez zewnętrzne, wyspecjalizowane firmy. Unikniemy w ten sposób wielu problemów i znacząco obniżymy koszty – podsumowuje Przemysław Płudowski.