Głównym argumentem za przeniesieniem swojej poczty do systemu CRM jest bezpieczeństwo korespondencji firmowej. CRM daje pewność, że nawet usunięte e-maile będzie można łatwo odzyskać. Dzięki temu można łatwo uniezależnić swoją firmę od rotacji personelu. Czasem odchodzący pracownik kasuje swoją pocztę w wraz z nią mnóstwo cennych informacji o klientach, projektach, czy warunkach transakcji. Taka akcja może kosztować nasza firmę bardzo wiele. CRM natomiast daje pewność, że cała historia współpracy zostanie w bazie i będzie dostępna w jednym miejscu.
Ponadto poczta w systemie CRM umożliwia kontrolę korespondencji nieobecnego pracownika podczas jego urlopu czy choroby. Można sprawdzać przychodzącą pocztę w jednym miejscu, by żadna ważna wiadomość nie pozostała bez odpowiedzi, a obsługa klienta pozostała na niezmiennie wysokim poziomie. Pracownikowi natomiast jest łatwiej powrócić do swoich obowiązków.
Poza tym poczta e-mail jest kolejnym, bardzo ważnym źródłem informacji o kliencie. Włączenie jej do systemu CRM wdrożonego w firmie doskonale wpisuje się w filozofię biznesu zorientowanego na klienta.
Na polskim rynku istnieją modułowe systemy CRM, które można sobie dowolnie rozbudowywać o kolejne funkcjonalności wraz z rozwojem firmy. W takiej opcji klient pocztowy w systemie CRM będzie kosztować dużo taniej niż większość popularnych programów.