Dostępnych jest wiele tego typu aplikacji, jednak standardem jest korzystanie z systemów ułatwiających zarządzanie dokumentacją biznesową.
Systemy zarządzania dokumentacją
Dedykowane przedsiębiorcom systemy informatyczne są w pełni dostosowane do specyfiki pojedynczych procesów biznesowych składających się na prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dlatego też systemy zarzadzania dokumentacją pozwalają na generowanie wszelkiego rodzaju pism, indeksowanie i archiwizowanie, modyfikowanie, a także obieg w obrębie struktur przedsiębiorstwa. Co więcej, każdy uprawniony pracownik ma natychmiastowy dostęp do zbioru dokumentów w dowolnym miejscu i czasie, ze względu na powszechną dziś mobilność urządzeń, do których dostosowywane są aplikacje.
Aplikacje usprawniające zarządzanie dokumentacją biznesową mogą być integralną częścią systemów informatycznych wdrożonych w przedsiębiorstwie lub stanowić narzędzie online dostępne za pośrednictwem wyszukiwarki internetowej. W pierwszym przypadku konieczne jest jednak zorganizowanie działu IT odpowiadającego za serwerownię i prawidłowe funkcjonowanie oprogramowania, natomiast w drugim wystarczy posiadanie urządzeń, w tym mobilnych, z dostępem do Internetu.
Wybór narzędzia wynika z warunków w danym przedsiębiorstwie i specyfiki prowadzonej działalności. Wydaje się, że firmy duże, o rozbudowanej strukturze, które już posiadają dział IT, częściej decydują się na zakup oprogramowania i wdrożenie go jako integralnej części systemu informatycznego. Z kolei w firmach o strukturze rozproszonej, gdzie pracownicy często przebywają w delegacjach korzystniejszym rozwiązaniem są aplikacje dostępne online.
Funkcjonalne aplikacje
Aplikacje do zarządzania dokumentacją to kompleksowe narzędzia wyposażone w najważniejsze dla przedsiębiorców funkcjonalności. Są one niezbędne dla usprawnienia działań administracyjno-biurowych, które wchodzą w skład ogólnych procesów biznesowych. Wśród wielu zalet podkreśla się:
- możliwość generowania wielu rodzajów dokumentów w dowolnej postaci na podstawie gotowych wzorów,
- elektroniczne archiwizowane sporządzonych dokumentów w jednym miejscu,
- szybki dostęp do każdego zredagowanego pisma i możliwość jego modyfikacji,
- sprawny obieg dokumentacji – zarówno w obrębie struktur firmy, jak i w kontaktach z kontrahentami.
Ponieważ coraz więcej przedsiębiorców decyduje się prowadzić działalność na rynkach międzynarodowych, aplikacje pozwalają na generowanie dokumentów również w języku angielskim.
Duże znaczenie ma również fakt, że wszelkie dostępne wzory (w języku polskim, jak i angielskim) będące podstawą sporządzanych pism są sprawdzone przez specjalistów z zakresu prawa gospodarczego. Tym samym przedsiębiorca nie musi za każdym razem korzystać z konsultacji prawnych, aby przygotować umowę, wypełnić formularze urzędowe czy sporządzić pisma sądowe https://e-konsultantprawny.pl/pl/